1 監(jiān)理通知單常見使用誤區(qū)
1.1流于正面說教的“萬能”通知單
筆者發(fā)現(xiàn)一些監(jiān)理通知單不是針對性地指出問題，而是空洞無物地原則說教。例如“要按設(shè)計圖紙、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)施工”、“要加強質(zhì)量自檢、及時報驗資料”、“增強安全意識、提高管理水平”等。對方看了并不知道問題出在哪里，該怎樣整改。這樣的通知單可以“永遠(yuǎn)有效”地用于任何一個工程項目、任何一個施工單位，實際作用幾近于零。筆者曾問過持這種寫法的監(jiān)理同行，回答說：如果寫了具體問題，沒有發(fā)現(xiàn)的問題怎么辦？這是一種形而上學(xué)、逃避問題的“懶漢”做法。還有少數(shù)監(jiān)理人員不愿指出問題是礙于“情面”，怕施工方說自己“挑剔”等，便不疼不癢地“撓”一下。
1.2 含糊其辭的“迷宮式”通知單
筆者見過一份監(jiān)理通知單寫道：“鋁合金窗框安裝連接片間距1m；連接片釘在磚上�！笨戳耸谷苏啥蜕忻恢^腦，仔細(xì)品讀可能是連接片間距過大，而且不應(yīng)釘在磚上。這類通知單使人家讀了弄不清監(jiān)理反對什么、要求什么。正確的寫法應(yīng)是“塑鋼窗框固定片間距1m過大， 規(guī)范為不超過0.6m；也不應(yīng)釘在空心磚墻上�！边@種內(nèi)容含糊、令人費解的通知單被施工方擱置，耽誤問題的及時整改。
1.3細(xì)致入微的“圖解式”通知單
有的通知單在指出問題時寫道：“2#樓5層南面東數(shù)第六個塑鋼窗下面第一個窗扇拉手損壞 ”；再如“10號樓3軸～4軸與M軸～N軸基礎(chǔ)梁JL3西支座缺少一根加筋”。這樣寫法不無“迂腐”。有人主張“監(jiān)理通知單一定要把質(zhì)量缺陷所在的具體位置寫清楚，便于施工方整改�！钡P者以為只能相對而言，以指出問題所處的大致方位、便于領(lǐng)會為準(zhǔn)，實無必要作“瞎子摸象”式的引導(dǎo)。因為后者不僅啰嗦，也容易使施工單位產(chǎn)生依賴習(xí)慣，放松自己的責(zé)任。
1.4 “穿靴”“戴帽”的“八股式”通知單
有人編寫監(jiān)理通知單，每次都在開頭重復(fù)幾句話：“你部承擔(dān)施工的什么工程項目目前正在進(jìn)行什么階段或部位施工，最近監(jiān)理人員在巡視檢查中發(fā)現(xiàn)了以下幾個問題和質(zhì)量缺陷”；結(jié)尾處寫道：“以上問題多么重要，希望引起高度重視，認(rèn)真檢查、負(fù)起責(zé)任，迅速研究采取措施予以整改”等等。這些“穿靴”“戴帽”的套話、絮語既占篇幅又費時間，最好不寫或少寫。因為人們讀這類通知單會養(yǎng)成習(xí)慣，跳過“靴”“帽”直奔主題。
1.5 橫眉冷對的“火藥味”通知單
有的監(jiān)理人員工作不順或與施工單位關(guān)系緊張，試圖教訓(xùn)對方，便產(chǎn)生了“火藥”通知單。用語不掂分量、不講分寸，“上綱上線”、一通訓(xùn)斥，諸如“管理混亂、態(tài)度惡劣”、“三令五申、屢教不改”、“胡攪蠻纏、無理取鬧”等；說到管理人員則是“工作不力、素質(zhì)低下”、“玩忽職守、嚴(yán)重失職”等。這些語言不是絕對不能用，如果發(fā)生了重大責(zé)任事故，或個別管理人員犯了性質(zhì)嚴(yán)重的錯誤，可以適當(dāng)使用。但一般情況慎用，容易敗事傷人、適得其反。我們的目的是擺事實、講道理解決問題，不是為了激化矛盾。
1.6 行文潦草的“劣質(zhì)”通知單
有些通知單寫得歪歪扭扭、勾劃涂改；錯字別字、語病叢生；有的不會使用專業(yè)術(shù)語；有的撇開規(guī)定的基本式，去掉“事由”、“內(nèi)容”等欄頭文字，或隨意將其合并。這些“小學(xué)生作文”式的監(jiān)理文件發(fā)下去，一眼便可看出編寫者的學(xué)歷程度、文字水平和辦事能力。無形中使人低看監(jiān)理班子，實在應(yīng)當(dāng)注意避免。
2 監(jiān)理通知單的寫作要求與注意事項
能否嫻熟、規(guī)范、有效地使用監(jiān)理通知單，不僅體現(xiàn)監(jiān)理個人的執(zhí)業(yè)素質(zhì)，也從一個側(cè)面反映了監(jiān)理單位人才隊伍質(zhì)量狀況。監(jiān)理通知單應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、態(tài)度嚴(yán)肅、產(chǎn)生及時、簡短扼要、行文規(guī)范。
（1）內(nèi)容準(zhǔn)確。首先要有明確的針對性，指出問題開門見山，不要“彎彎繞”。使用原則性的話要得當(dāng)、適度，切忌堆積。其次是通知單指出問題要實事求是、有根有據(jù)。施工單位對監(jiān)理所謂“夸大事實”特別敏感，容易糾纏、扯皮、產(chǎn)生摩擦。筆者主張糾偏類通知單指出偏差時盡量只定性、少定量，力求使用“部分”、“少量”、“有的”、“一些”、“比較”、“大約”等模糊語言，不必太精準(zhǔn)，應(yīng)以整改和解決問題為主要意圖。根據(jù)研究，模糊語言在社會交往活動中具有概括、豐富、高效的特點，可以使人們彼此之間迅速溝通、達(dá)成默契。
（2）態(tài)度嚴(yán)肅。敢于直面事實、揭露問題，而不是隱隱約約、顧及情面。通知單使用頻次要掌握尺度，該發(fā)就發(fā)，但不要濫發(fā)。有的監(jiān)理人員事無巨細(xì)、頻繁下發(fā)通知單，反而使對方滋生“抗藥”性、效果下降。還有人認(rèn)為問題已經(jīng)整改就不必再發(fā)通知單，這種看法值得商榷。監(jiān)理通知單的基本用途一是整改指令、二是歸檔資料。檔案作為一種有價值的歷史記錄保存下來，其意義在于“曾經(jīng)發(fā)生過”。因此全國監(jiān)理培訓(xùn)教材要求：監(jiān)理工程師各項指令都應(yīng)是書面的方為有效，如因時間來不及可下發(fā)口頭指令，要及時轉(zhuǎn)化為書面文件。對于通知單已經(jīng)發(fā)出但沒有整改、要不要再發(fā)的問題？筆者以為再發(fā)是必要的，但針對同一問題的通知單不要超過兩次，有利于維護監(jiān)理通知單的權(quán)威性和有效性。如兩次仍沒有解決問題，要改變方法和手段，如約談施工項目經(jīng)理、利用工地例會，或采取經(jīng)濟措施解決。
（3）適時產(chǎn)生。傳達(dá)類通知單應(yīng)在對施工方和現(xiàn)場情況進(jìn)行綜合、分析之后發(fā)出；約束類通知單應(yīng)在施工方相關(guān)行為發(fā)生過程中發(fā)出；糾偏類通知單應(yīng)在施工偏差發(fā)生后、隱蔽前或下一道工序開始前發(fā)出。有的通知單雖已發(fā)出但種種原因受文方?jīng)]有簽收，如發(fā)生矛盾糾紛，則應(yīng)以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無理拒收的通知單則應(yīng)以監(jiān)理方送達(dá)時間為生效時間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單，必須“發(fā)、簽”同步，避免先發(fā)文、再補簽的做法。
（4）簡明扼要。行文要言簡意賅，多數(shù)情況下一份通知單應(yīng)在300～400字左右，最多不超過500字；涉及問題不要超過4個，最佳為2～3個。一位哲人說：簡練是才能的“姊妹”。把紛繁的問題運用簡明扼要的語言表達(dá)出來，不但讓人清楚明白，還有利于調(diào)動、發(fā)揮人的主觀能動作用去積極整改。
（5）行文規(guī)范。有條件的應(yīng)實行計算機輔助管理，運用word文檔打印監(jiān)理通知單。編寫通知單不要以蹩腳的俗話代替專業(yè)術(shù)語。如手寫成文則要字跡工整、句子通順、意思清楚、形式規(guī)范。監(jiān)理工程師通知單中的“事由”即主題詞，相當(dāng)于標(biāo)題，使人看了先知梗概，是規(guī)范行文的通行做法。主題詞要概括精煉、一目了然，一般10幾個字即可，最多不超過20字�！皟�(nèi)容”欄下要寫問題、部位、依據(jù)等。不要在正式發(fā)出的通知單上修改，在底稿上反復(fù)改好、該成熟了再謄抄、核對、簽章發(fā)出。
